Koordinasi

Koordinasi

pemerintahan modern di dasarkan atas prinsip spesialisasi atau pembagian kerja. Jabatan-jabatan diuraikan dalam tugas-tugas berulang satu persatu dan dipercayakan kepada individu-individu baik bekerja dalam bagian yang sama maupun yang bekerja dalam bagian- bagian pemerintahan yang berlainan. Akan tetapi hanya dengan penerapan spesialisasi saja tidak memungkinkan suatu organisasi mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena jabatan-jabatan di khususkan dan di bagikan diantara unit-unit maka koordinasi adalah perlu.
Koordinasi atau integrasi adalah suatu proses untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik diantara kegiatan-kegiatan, baik itu kegiatan-kegiatan fisik maupun kegiatan-kegiatan rohaniah. Koordinasi adalah penting dalam organisasi-organisasi yang kompleks, karena di situ dapat terbanyak kegiatan yang berlainan dilakukan oleh banyak orang dalam banyak bagian. Kebutuhan akan koordinasi timbul sewaktu-waktu apabila satu orang atau kelompok bertanggung jawab atas kesempurnaan suatu tugas. Apabila terdapat keadaan saling bergantungan diantara kegiatan-kegiatan maka hasil yang efektif akan dapat tercapai hanya apabila kegiatan-kegiatan tersebut dikoordinasikan.

Pengertian koordinasi

Koordinasi adalah penyelarasan secara teratur atau penyusunan kembali kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dari individu-individu untuk mencapai tujuan bersama. Misalnya dalam sebuah lembaga pendidikan contohnya IPDN, kegiatan-kegiatan para pejabat struktural dan fungsional,dosen pengajaran, dosen pelatihan, pamong pengasuh, bagian teknis lapangan dan para karyawan/i harus diselaraskan dengan tepat untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu terciptanya proses pendidikan yang berkualitas bagi para praja selaku peserta didik. Koordinasi adalah mendirikan rumah tidak terlalu kecil dan tidak terlalu besar, menyesuaikan alat dengan kegunaan dan penggunaanya, jalan dengan kendaraan, tindakan pencegahan dengan resiko. Koordinasi secara singkat adalah menyesuaikan hal-hal dan tindakan-tindakan perbandingannya yang tepat dan menyesuaikan alat dengan tujuan.

Defenisi koordinasi

Defenisi koodinasi menurut para ahli yaitu :

• James A.F stoner dan Charles wankel dalam buku management,edisi ketiga,1986 “Coordination is the process of integrating the objectives and activites of the separate units (department or functional areas) of an organization in order to achieve organizational goals efficiently”.“koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit ( bagian-bagian atau bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien”.

•  Ricky W. griffin “coordination is the process of linking the activities of the farious department of the organization”. “ koordinasi adalah suatu proses menghubungkan kegiatan-kegiatan dari bermacam-macam bagian organisasi”.

• David R. Hampton “For successful performance, organizations require an integration of the contribution of special units. For our purposes, this is what coordination means”. “Agar pelaksanaan pekerjaan menjadi sukses maka organisasi memerlukan penyatupaduan sumbangan dari unit-unit khusus. Untuk tujuan kita, ini yang di maksud koordinasi.”.

• Sondang P. Siagian,M.P.A, Ph.D dalam bukunya peranan staf dalam managemen. 1978. “Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula. Koordinasi adalah suatu proses yang mengatur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi suatu kebutuhanyang terintegrasi dengan cara seefesien mungkin”.

• Dr. Ateng Syafrudin, S.H,dalam bukunya pengaturan koordinasi pemerintah di daerah,1976. “Koordinasi disini adalah suatu proses rangkaian kegiatan menghubungi, bertujuan meng-serasikan tiap langkah dan kegiatan dalam organisasi agar tercapai gerak yang cepat untuk mencapai sasaran dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”

•  Staf Dosen Balai Pembinaan Administrasi universitas gadjah mada, dalam buku Ensilopedia Administrasi,1977. “koordinasi adalah suatu pengertian dimana terkandung aspek-aspek tidak terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja,sebagai akibat daripada pekerjaan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam suatu kerja sama yang diarahkan kepada pencapaian tujuan tertentu

RUANG LINGKUP,JENIS DAN PENTINGNYA KOORDINASI

George R.Terry dalam bukunya Principles of Management (1964) menjelaskan bahwa ruang lingkup koordinasi dapat ditinjau dari sudut bidang-bidangnya, yakni :
1. Koordinasi dalam individu
2. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok
3. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan,dan
4. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia.
Kemudian juga akan dikemukaka pendapat dari Drs. Malayu Hasibuan dalam bukunya Manajemen dasar,pengertian dan masalah. Untuk mengetahuijenis-jenis koordinasi akan dikemukakan pendapat dari beberapa penulis dan menurut peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah.

Ruang lingkup
A. Koordinasi dalam individu
Dari sudut pandangan manajemen, koordinasi jenis ini merupakan koordinasi yang paling tidak penting, tetapi kemampuan seorang individu untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu dengan baik akan bergantung pada suksesnya ia mengkoordinasikan kegiatan-kegiatannya sendiri. Koordinasi individu adalah sangat penting untuk melaksanakan pekerjaan, seperti tukang bubut, tukang las, pengetik,tukang jahit dan sebagainya.

B. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok
contoh yang paling jelas mengenai koordinasi ini adalah suatu tim atau kesebelasan sepak bola. Tanpa koordinasi sulit bagi kesebelasan tersebut untuk memenangkan prtandingan.

C. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan
sebagai contoh adalah kegiatan bagian pegawai dalam mencari calon pegawai dan melatih pegawai-pegawai baru untuk bagian produksi dan bagian penjualan. Agar pelatihan dapat sukses maka manajemen kepegawaian harus menentukan dan mengetahui sumber kebutuhan pegawai yang tepat dari bagian produksi dan bagian penjualan dalam hubungannya dalam hal-hal seperti jumlah,kecakapan yang diperlukan, latar belakang calon yang di kehendaki, dan waktu pelatihan, agar mereka siap untuk bekerja. Calon-calon manakah yang dicari dan jenis serta jumlah pelatihan yang di berikan kepada mereka harus sewaktu-waktu disesuaikan dengan apa yang diperlukan oleh bagian-bagian masing-masing dimana calon-calon akan ditempatkan.

D. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia
Kegiatan perusahaan secara keseluruhan harus sesuai dengan berbagai kekuatan diluar perusahaan. Hal ini meliputi perusahaan lain, tindakan peraturan pemerintah, dan kedudukan perekonomian nasional dan perekonomian dunia. Tidak ada perusahaan yang dapat berdiri sendiri, perusahaan itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan dari luar.misalnya seorang pemilik pabrik baja harus mengkoordinasikan kegiatannya dengan ekonomi nasional dan tidak mengesampingkan tindakan hokum pemerintah dalam daerah di tempet mana perusahaan itu didirikan.

Menurut melayu S.P Hasibuan (1992) ruang lingkup atau luasnya koordinasi itu meliputi :

1. Koordinasi oleh seorang individu misalnya seorang sopir yaitu harus mengkoordinasikan tangan, kaki, mata dan pikirannya untuk menjalankan sebuah mobil.
2. Koordinasi antara individu-individu dalam golongan.
3. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order-order tingkat internasional.
4. Koordinasi antara unit-unit suatu organisasi.

Jenis-jenis koordinasi

A. jenis-jenis koordinasi menurut Tosi dan Carroll ( 1982 )

1. Koordinasi vertical yaitu menunjukkan pengembangan hubungan-hubungan yang efektif dan yang disatupadukan diantara kegiatan-kegiatan pada tingkat-tingkat organisasi yang berlainan. Contohnya persetujuan mengenai pengeluaran modal, katakan pada tingkat wakil direktur yang dikoordinasikan dengan penyerahan dan penerimaan perlengkapan modal pada tingkat pelaksanaan.
2.  Koordinasi horizontal adalah pengembangan hubungan-hubungan yang lancar diantara individu-individu atau kelompok-kelompok pada tingkat yang sama. Misalnya arus informasi yang tepat dari pemasaran ke pabrik tentang penjualan sehingga pabrik dapat mengembangkan rencana produksi yang efisien.

B. Jenis-jenis koordinasi menurut Drs. Soewarno Handayaningrat ( 1991 )

Ada 2 (dua) jenis koordinasi yaitu : Koordinasi intern dan koordinasi ekstern

1. Koordinasi intern terdiri atas : koordinasi vertical, koordinasi horizontal, dan koordinasi diagonal.
• Koordinasi vertical atau koordinasi structural, dimana antara yang mengkoordinasikan secara structural terdapat hubungan hierarchies. Hal ini juga dapat dikatakan koordinasi yang bersifat hierarkhis, karena satu dengan lainnya berada pada satu garis komando ( line of command ). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh seorang kepela direktorat terhadap para kepala sub direktorat yang berada dalam lingkungan direktoratnya.

• Koordinasi horizontal yaitu koordinasi fungsional, dimna kedudukan antara yang mengkooordinasikan dan yang dikoordinasikan mempunyai kedudukan setingkatnya eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya kedua mempunyai kaitan satu dengan yang lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro perencanaan departemen terhadap para kepala direktorat bina program pada tiap-tiap direktorat jenderal suatu departemen.

• Koordinasi diagonal yaitu koordinasi fungsional , dimana yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada suatu garis komando (line of command). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro kepegawaian pada sekretariat jenderal departemen terhadap para kepala bagiankepegawaian secretariat direktorat jenderal suatu departemen.

2. Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal.

• Koordinasi ekstern yang bersifat horizontal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala direktorat bina program, direktorat jenderal trasmigrasi terhadap kepala direktorat penyiapan tanah pemukiman transmigrasi, direktorat jenderal bina marga.

• Koordinasi ekstern yang bersifat diagonal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala badan administrasi kepegawaian Negara ( BAKN ) terhadap para kepala biro kepegawaian tiap-tiap departemen.

c. Jenis-jenis koordinasi menurut penjelasan peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah, pasal 1 :

ada tiga jenis koordinasi, yakni koordinasi fungsional, koordinasi instansional dan koordinasi territorial.
1. Koordinasi Funsional, yaitu antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat.
2. Koordinasi instansional, yaitu terhadap beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.
3. Koordinasi territorial, yaitu terhadap dua atau lebih wilayah dengan program tertentu.

HAKIKAT, PRINSIP, SYARAT, DAN CIRI KOORDINASI 

A. Hakikat Koordinasi

Menyatukan dan menyesuaikan kegiatan-kegiatan, menghubungkan satu sama lain, menyangkutpautkan sehingga kegiatan-kegiatan tersebut menjadi suatu unit kerja

B. Prinsip Koordinasi

a. Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdulracchman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Management Umum (1979), prinsip-prinsip koordinasi adalah :
1) Prinsip efisiensi
2) Prinsip kesatuan arah dan tujuan (konvergensi)
3) Prinsip pervasivitas, memasuki segenap kegiatan management dan pelaksanaan
4) Prinsip ketepatan penggunaan alat koordinasi
5) Prinsip dari koordinasi yang strategis

b. Menurut Drs. Dann Sugandha MPA dalam bukunya Koordinasi, Alat Pemersatu Gerak Administrasi (1991), prinsip-prinsip koordinasi adalah :

1.  Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang hrus dicapai sebagai arah kegiatan bersama)
2.  Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya
3. Adanya ketaatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap bagian tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan
4. Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang bekerja sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu saat tertentu, termasuk masalah-masalah yang dihadapi masing-masing
5. Adanya koordinator yang dapat memimpin dan menggerakkan serta memonitor kerja sama tersebut, serta memimpin pemecahan masalah bersama
6. Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada koordinator dapat memonitor seluruh pelaksanaan kerja sama dan mengerti masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh semua pihak
7. Aadanya saling menghormati terhadap wewenang fungsional masing-masing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling membantu

C. Syarat Koordinasi

A. Menurut Tripathi dan Reddy (1983), ada 9 syarat untuk mencapai koordinasi yang efektif, yaitu :

1.  Hubungan langsung
2. Kesempatan awal
3. Kontinuitas
4. Dinamisme
5. Tujuan yang jelas
6. Organisasi yang sederhana
7. Perumusan wewenang dan tanggung jawab yang jelas
8. Komunikasi yang efektif
9. Kepemimpinan yangdan supervise yang efektif

B. Menurut Drs. Malayu S. P. Hasibuan (1992) syarat-syarat koordinasi adalah :

1. Sense on Coorperation : atau perasaan untuk bekerja sama, ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan (bukan orang per orang).
2.  Rivalry : dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3.  Team Spirit : artinya satu sama lain pada tiap bagian harus harga-menghargai.
4. Esprit de Corps : artinya bagianbagian yang diikutsertakan atau dihargai umumnya akan menambah kegiatan bersemangat.

D. Ciri Koordinasi

Menurut Drs. Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Administrasi Pemerintahan dalam Pembangunan Nasional (1991), ciri-ciri koordinasi adalah :
a. Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan
b. Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama
c. Koordinasi adalah proses yang terus-menerus (continues process)
d. Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur
e. Konsep kesatuan tindakan
f. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose)

KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Koordinasi adalah proses penyatupaduan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit yang terpisah dari suatu organisasi untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien. Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian tidak dapat melihat peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengikuti kepentingan-kepentingan khusu mereka sendiri, seiring dengan mengorbankan sasaran-sasaran organisasi yang lebih luas.

A. Keadaan Saling Bergantung
Menurut James D. Thompson (Stoner,1986) ada tiga macam keadaan saling bergantung (interdependence) di antara unit-unit organisasi, yaitu :
1) Keadaan saling bergantung yang disatukan (pooled interdependence)
2) Keadaan saling bergantung berurutan (sequential interdependence)
3) Keadaan saling bergantung timbal balik (reciprocal interdependence

B. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Timbulnya Kebutuhan Akan Koordinasi
Menurut Tripathi dan Reddy (1993) kebutuhan akan koordinasi timbul karena factor-faktor berikut :
1) Pembagian kerja
2) Keadaan saling bergantung dari unit-unit
3) Kepentingan perseorangan versus kepentingan organisasi

C. Koordinasi Dan Saling Bergantung
Tosi dan Caroll mengatakan bahwa koordinasi adalah suatu proses untuk memelihara dan mengembangkan hubungan yang baik di antara kegiatan kegiatan.

MASALAH KOORDINASI

Masalah koordinasi yaitu :
A. Diferensiasi
Diferensiasi atau perbedaan dalam sikap dan gaya bekerja yang dimaksudkan oleh para peneliti adalah :
a. Perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran-sasaran khusus
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan dalam orientasi antar-perseorangan
d. Perbedaan dalam formalitas struktur

Sebab-sebab timbulnya masalah koordinasi
A. Kondisi organisasi dan koordinasi

1. Subsistem-subsistem silang bagian
2. Perbedaan jadwal waktu
3. Jarak geografis

B. Faktor manusia dan koordinasi

1. Persaingan mengenai sumber daya
2. Perbedaan dalam status dan arus pelerjaan
3. Tujuan-tujuan yang bertentangan
4.  Penglihatan, sikap, dan nilai yang berlainan
5. Wewenang dan penunjukan pekerjaan meragukan
6. Usaha menguasai atau mempengaruhi

PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF

Pendekatan menurut Tripathi dan Reddy
Ciri khusus pendekatan system adalah sifatnya yang menyatukan. Pendekatan ini memperlakukan prganisasi sebagai suatu jaringan dari bagian-bagian yang saling bergantung.

Koordinasi di antara bagian-bagian dicapai melalui pemberian jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut :

A. Apakah yang merupakan bagian-bagian strategic dari sistem?
Misalnya, bagian-bagian strategic tiap perusahaan adalah organisasi formal, organisasi informal, dan lingkuan fisik tempat pekerjaan dilakukan. Dalam pendekatan system, bagian-bagian ini disusun menjadi suatu bentuk yang disebut system organisasi.

 

B. Apakah yang merupakan hakikat keadaan saling bergantung dari bermacam-macam bagian?
Dalam hal ini tidak adanya koordinasi, bebagai bagian dari suatu system mungkin berfungsi sebagai “kerajaan keperluan”, melihat hanya dengan remang-remang setiap kepentingan yang saling bergantung dengan bagian-bagian lain Koordinasi bekerja sebagai suatu orkes dimana setiap pemain tidak hanya mengetahui bagiannya sendiri saja dalam keseluruhan simfoni, tetapi juga bagian-bagian dari pemain-pemain lainnya.

C. Apakah yang merupakan proses-proses yang penting dalam sistem yang menghubungkan bersama bagian-bagian dan memudahkan penyesuaiannya satu sama lain?
Proses-proses melalui mana bermacam-macam bagian dari suatu system dihubungkan bersama adalah proses komunikasi, pengambilan keputusan, pengawasan, pemberian penghargaan, dan penjatuhan hukuman. Ini semuanya adalah sangat penting, sebagian besar karena semuanya itu dipergunakan untuk merumuskan atau melaksanakan sasaran-sasaran, atau untuk memelihara bagian-bagian system yang berlainan beroperasisebanyak-banyaknya sesuai dengan keseluruhan tujuan perusahaan.

D. Sasaran-sasaran apakah yang dicari oleh sistem?
Menurut Mary Parker Follet Anda tidak dapat menyatupadukan atau mengkoordinasikan bagian-bagian dari bisnis yaitu kebujaksanaan Anda dengan sukses kecuali Anda telah merumuskan tujuan Anda dengan jelas dan Anda harus menyatukan kebijakansanaan-kebijakansanaan dan tujuan-tujuan sebelum Anda dengan sungguh-sungguh dapat menyatukan kegiatan-kegiatan.

TEKNIK KOORDINASI

Menurut Tripathi dan Reddy beberapa teknik koordinasi yang penting adalah :

A. Hierarki
Alat yang paling tua dan paling sederhana untuk mencapai koordinasi adalah hierarki atau rangkaian komando. Dengan menempatkan unit-unit yang saling bergantung di bawah seorang atasan dapat dijamin adanya koordinasi di antara kegiatan-kegiatannya, para ahli klasik sangat mengandalkan alat ini. Akan tetapi anggota-anggota aliran hubungan manusiawi beranggapan bahwa dalam beberapa hal alat ini tidak efektif. Menurut Chris Argyris, system hierarki membuat individu-individu tidak bebas, pasif, dan kurang penting bagi pemimpin. Ini adalah apa yang tidak disukai oleh individu-individu yang sudah dewasa. Menurut Rensis, Likert, struktur hierarkis menggagu atau mengurangi komunikasi dan pengambilan keputusan.

B. Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan
Rincian peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan alat yang sudah umum lainnya untuk mengkoordinasikan sub-sub unit dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatannya yang sifatnya rutin. Peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan standar ditentukan untuk mencakup semua situasi yang mungkin. Alan tetapi seperti halnya yang ditunjukkan oleh beberapa kritik, alat ini mengakibatkan suatu “lingkaran setan” di dalam mana akibat gangguan fungsi alat ini menimbulkan kepercayaan yang masih lebih kuat kepadanya. Artinya, uraian peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur menurunkan lebih banyak peraturan dan prosedur untuk memeliharanya.

C. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu cara untuk mengetahui lebih dini keadaan-keadaan yang saling bergantung dan dengan demikian mencegah atau mengurangi kesulitan-kesulitan koordinasi. Sampai suatu tingkat sehingga kemungkinan-kemungkinan timbul, tidak diketahui secara dini dalam rencana, koordinasi memerlukan komunikasi untuk memberikan peringatan penyimpanagn dan kondisi-kondisi yang direncanakan atau yang diramalkan, atau untuk memberikan instruksi-instruksi perubahan dalam kegiatan guna menyesuaikan dengan penyimpangan ini. March dan Simon menyebut koordinasi yang didasarkan atas rencana yang dibuat sebelumnya ini koordinasi berdasarkan rencana dan koordinasi yang mengandung penyampaian informasi baru koordinasi berdasarkan umpan balik. Penulis-penulis ini berpendapat bahwa makin stabil dan makin dapat diramalkannya situasi, makin besar pula kepercayaan kepada koordinasi berdasarkan rencana; makin berubah-ubah dan tidak dapat diramalkannya situasi, makin besar kepercayaab kepada koordinasi berdasarkan umpan balik.

D. Panitia
Pengikutsertaan, panitia, atau pengambilan keputusan kelompok merupakan alat koordinasi yang sudah umum lainnya. Alat ini sangat mengurangi kekakuan struktur hierarkis, meningkaykan komunikasi dan pemahaman ide-ide yang efektif, mendorong penerimaan dan tanggung jawab atas kebijaksanaan serta membuat pelaksanaannya menjadi lebih efektif.
Agar panitia berjalan dengan lancer maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Jumlah anggota panitia jangan terlalu banyak. Terlalu banyak anggota mengakibatkan pembicaraan-pembvicaraan menjadi panjang, memperlambat keputusan-keputusan dan membuang-buang waktu dan uang.
2.  Wewenang suatu panitia harus diuraikan dengan jelas dan kegiatan-kegiatannya dipilih dengan tepat serta dirumuskan dengan jelas.
3. Anggota-anggota suatu panitria harus dipilih dengan cermat dari semua bagian. Mereka itu sebaiknya adalah orang-orang yang dapat mengikuti semua pembicaraan dan pertimbangan.
4. Ketua panitia harus merencanakan dan memimpin rapat dengan tegas dan jujur.
5. Anggota-anggota harus berperilaku sebagai suatu tim yang baik dan bertanggung jawab.

E. Ide-ide
Membantu perkembang suasana saling percaya dan kerja sama juga merupakan suatu mekanisme pengkoordinasian. Menurut Gullick, pemimpin sebaiknya timbul dalam pikiran mereka yang berhubungan dengan tiap kegiatan keinginan dan kemauan bekerja sama untuk suatu tujuan. Tidak hanya mencakup kecakapan atau kemampuan yang berhubungan dengan pengertian, tetapi juga yang berhubungan dengan emosi. Mary Parker Follet menunjukkan bahwa koordinasi tidak dapat dicapai hanya dengan memberikan perintah-perintah tau komando-komando, karena hal ini akan menimbulakan perlawanan, hilangnya rasa harga diri dan tidak adanya rasa tanggung jawab. Pemecahannya adalah dengan memberikan perintah-perintah “tidak menurut selera” menyatukan semua orang yang terlibat dalam suatu studi situasi dan mematuhinya. “Seseorang sebaiknya jangan memberikan perintah kepada orang lain tetapi keduanya sebaiknya menyetujui untuk mematuhi perintah mereka yang diberikan oleh situasi”.

F. Indoktrinasi
Mengindoktrinasi anggota-anggota organisasi dengan dengan sasaran-sasaran dan tugas-tugas organisasi — suatu alat yang biasanya dipergunakan dalam organisasi-organisasi keagamaan dan militer – masih merupakan suatu alat pengkoordinasian lainnya. Menurut Selznick, tugas pokok kepemimpinan itu tidak hanya membuat kebijaksanaan tetapi juga”membuatnya ke dalam suatu sturktur social organisasi” – suatu situasi dimana setiap orang dalam organisasi secara spontan melindungi atau memajukan tujuan-tujuan dan metode-metode yang resmi. Hal ini dpat dicapai apabila pemimpin berhasil mengadakan perubahan melalui indoktrinasi dan cara-cara lain kumpulan orang-orang yang netral menjadi kumpulan orang-orang yang diikutsrtakan.

G. Insentif
Memberikan insentif kepada unit-unit yang saling bergantung untuk belerja sama, seperti rencana pembagian laba, merupakan suatu mekanisme atau alat yang lain. Anjuran Ardent mengenai pembagian laba menyatakan bahwa hal ini meningkatkan semangat kelompok dan kooperasi yang lebih baik di antara pegawai-pegawai dan pekerja-pekerja, di antara para atasan dan orang-orang bawahan, dan di antara pekerja-pekerja dan pekerja-pekerja lain. Kepentingan bersama mengurangi perselisihan dan menjamin adanya koordinasi yang lebih baik.

H. Bagian penghubung
Dalam beberapa kejadian dimana terdapat hubungan yang banyak sekali diantara dua bagian, bagian penghubung berkembang untuk menangani teransaksi-transaksi. Hal ini terjadi, khususnya antara bagian penjualan dan bagian produksi. Misalnya, perusahaan pengepakan yang menyelesaikan banyak sekali order mengenai tempat penyimpanan mungkin mempunyai bagian penghubung untuk menjamin bahwa bagian produksi memenuhi persyaratan klien dan bahwa penyerahan akan dilakukan tepat pada waktunya.

Tujuan pengorganisasian, penggerakan, pengendalian SDM dan fisik dari organisasi.

Soal 3.

Kasus:

Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian sumber daya manusia dan fisik dari organisasi tersebut. Apabila seseorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.

1. Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal-hal atau langkah-langkah apa saja yang akan saudara laksanakan !

  

Perencanaan strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu

tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan. Perencanaan Strategic (Strategic Plans)  juga merupakan suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

Ada 3 ( tiga ) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :
1. Perencanaan strategic  memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentukbentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil.
2. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.
3. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

 Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena:

1. Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting

2. Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas

3. Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap

kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya Perencanaan strategis tidak mengenal  standar baku, dan prosesnya mempunyai variasi yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan,situasi dan kondisi setempat.  Meskipun demikian, secara umum proses perencanaan strategis memuat unsur-unsur:

(1)  perumusan visi dan misi,

(2)  pengkajian lingkungan eksternal,

(3)  pengkajian lingkungan internal,

(4)  perumusan isu-isu strategis,

(5) penyusunan strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran).

Proses perencanaan strategis tidak bersifat sekuensial penuh, tapi dapat dimulai dari salah satu dari langkah ke (1), (2), atau (3). Ketiga langkah tersebut saling mengisi. Setelah ketiga langkah pertama  ini selesai, barulah dilakukan langkah ke (4), yang disusul dengan langkah ke  (5). Setelah rencana  strategis (renstra) selesai disusun, maka diimplementasikan dengan terlebih dahulu menyusun rencana-rencana kerja (aksi/tindakan)

1.2. Konsep Strategi

Strategi dirumuskan dalam dua perspektif  berbeda : Perspektif pertama strategi adalah program yang luas untuk mendefinisikan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Pengertian ini lebih mengarahkan pada peranan aktif organisasi untuk melaksanakan program sebagai strategi organisasi menghadapi perubahan lingkungan. Strategi ini dikenal sebagai perencanaan strategi.  Perspektif kedua strategi adalah pola  tanggapan organisasi yang dilakukan terhadap lingkungan sepanjang waktu.  Pengertian ini lebih mengarahkan organisasi untuk bersikap pasif, yang artinya para manajer akan menganggapi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan hanya jika mereka merasa perlu untuk melakukannya. Strategi ini dikenal sebagai strategi adaptif. Pembahasan pada materi ini akan lebih di tekankan pada peranan aktif manajer yang dikenal seebagai perencanaan strategis yang fokusnya luas dan berjangka panjang. Disamping ke dua perspektif tersebut dikenal strategi entrepreneur yaitu strategi yang dirancang pemimpin usaha berdasarkan inisiatif untuk pertumbuhan yang konstan dengan mencari peluang baru secara aktif. Pengertian ini juga mengarahkan peranan aktif seseorang dalam hal ini adalah seorang entrepreneur atau wirausahawan. Ciri-ciri strategi meliputi :
Wawasan waktu, strategi menggambarkan  kegiatan dengan cakrawala jangka panjang atau pandangan yang ajauh ke depan, yaitu waktu untuk melaksanakan dan melihat hasilnya. Dampak, pengaruh strategi akan sangat berarti pada hasil akhirnya. Pemusatan upaya, dengan memfokuskan  pada kegiatan yang terpilih mengharuskan pemusatan pemanfaatan sumber daya yang ada. Pola keputusan, strategi mensyaratkan sederetan keputusan tertentu perlu diambil sepanjang waktu mengiluti suatu pola yang konsisten.

Pengembangan Usaha

Pengembangan usaha mikro, kecil, dan menengah lebih terfokus kepada pengembangan manajemen, karena untuk dapat memajukan UMKM harus dilakukan perbaikan dari sisi internal. Dalam upaya perbaikan, maka langkah-langkah dalam prinsip manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian harus dilakukan.

Perencanaan Pengembangan Usaha Pemilik UMKM harus mengidentifikasi usaha yang akan dijalankan, meliputi :
1. Kekuatan apa yang dimiliki
2. Kelemahan atau kendala apa yang dihadapi
3. Peluang-peluang apa yang muncul yang bisa diamati
4. Ancaman apa yang bisa menghambat berkembangnya usaha 

Setelah identifikasi dilakukan langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan pengembangan usaha yang meliputi perencanaan di bidang pemasaran, Sumber Daya Manusia (SDM), produksi, dan permodalan. Pemasaran, mencakupi :
a. Pasar mana yang bisa di masuki
b. Produk baru apa yang dapat dikembangkan
c. Cara apa yang dapat dilakukan untuk lebih mengenalkan produk
d. Berapa harga yang seharusnya ditetapkan untuk dapat bersaing dengan usaha sejenis
e. Pihak-pihak mana saja yang bisa diajak bekerja sama untuk memasarkan produk sumber Daya Manusia, mencakupi :
a. Bekal ketrampilan apa yang perlu dikembangkan
b. Pihak mana yang bisa diajak bekerja sama untuk menambah ketrampilan, baik bagi karyawan maupun pemilik
c. Berapa tambahan pegawai yang diperlukan
d. Upaya-upaya apa yang akan dilakukan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai Produksi, mencakupi :
a. Dari bahan baku yang ada, bisakah dibuat produk yang lain, kapan akan dilaksanakan
b. Berapa banyak produk yang akan dibuat di masa datang
c. Kapan dibutuhkan menambah pembelian peralatan produksi
d. Berapa banyak persediaan yang mencukupi kebutuhan tanpa berlebihann Permodalan, mencakupi :
a. Kapan diperlukan tambahan modal dan seberapa besarnya
b. Dimana akan dapat diperoleh tambahan modal
c. Siapa yang perlu di hubungi yang dapat membantu permodalan

Pengorganisasian Rencana dan Pelaksanaannya
Pemilik yang biasanya pada usaha kecil merangkap sebagai pembuat rencana dan sekaligus yang bertugas untuk melaksanakan rencana tersebut harus mampu mengatur waktu sedemikian rupa sehingga rencana yang dibuat dapat dilaksanakan. Pemilik haruslah mengorganisasikan waktu yang dimilikinya disela-sela kesibukan operasional dan memikirkan serta melaksanakan rencana yang telah dibuat.
Kegiatan yang dilakukan meliputi :
1. Melakukan kunjungan ke tempat pemasaran dan mengumpulkan informasi
2. Mencari informasi ke pihak-pihak yang terkait dengan yang direncanakan

Mengadakan Evaluasi Terhadap Rencana
Evaluasi terhadap rencana penting dilakukan agar dapat mendeteksi secara dini persoalan yang timbul dalam pengelolaan usaha dan memperkirakan masalah apa yang mungkin akan muncul untuk diambil tindakan pencegahan. Pada dasarnya, pengembangan usaha adalah tanggung jawab dari setiap pengusaha atau wirausaha. Untuk itu, bagi industri rumah tangga membutuhkan pandangan ke depan, motivasi, dan kreatifitas dalam mengembangkan usahanya.

TAHAPAN PENGEMBANGAN USAHA MIKRO, KECIL, DAN MENENGAH
Secara umum, terdapat lima tahap pengembangan usaha, yaitu :
1. Identifikasi peluang
2. Merumuskan alternatif usaha
3. Seleksi alternatif terbaik
4. Pelaksanaan alternatif terbaik
5. Evaluasi

• Tahap 1 : Identifikasi Peluang Usaha
Untuk dapat mengidentifikasi dan merinci peluang usaha, diperlukan data dan informasi. Informasi biasanya diperoleh dari berbagai sumber, seperti :
- Rencana perusahaan
- Saran dan usul manajemen usaha kecil
- Program pemerintah (misalnya system sub kontrak)
- Hasil berbagai riset peluang usaha
- Kadin atau asosiasi usaha sejenis
- Temuan konsultan usaha kecil

• Tahap 2 : Merumuskan alternatif usaha
Setelah informasi terkumpul dan di analisis maka pimpinan perusahaan atau manajer usaha dapat merumuskan usaha apa saja yang mungkin dapat dibuka.

• Tahap 3 : Seleksi alternatif
Alternatif yang banyak selanjutnya harus dipilih satu atau beberapa alternatif yang terbaik (prospektif). Untuk usaha yang prospektif, dasar pemilihannya antara lain dapat menggunakan kriteria sebagai berikut :
- Ketersediaan pasar
- Resiko kegagalan
- Harga

• Tahap 4 : Pelaksanaan alternatif terpilih
Setelah penentuan alternative terpilih, maka tahap selanjutnya pelaksanaan usaha yang terpilih tersebut.

• Tahap 5 : Evaluasi
Evaluasi dimaksudkan untuk memberikan koreksi dan perbaikan terhadap usaha yang dijalankan. Disamping itu juga di arahkan untuk dapat memberikan masukan bagi perbaikan pelaksanaan usaha selanjutnya.

 KONSULTASI USAHA MIKRO, KECIL, DAN MENENGAH
Untuk menunjang pengembangan UMKM dibutuhkan konsultasi manajemen. Pengertian konsultasi manjemen koperasi (KMK) yang dikemukakan oleh Endy Atma Sulistya dalam KMK – VOL 1 – ILO, 1993, menyebutkan bahwa konsultasi manajemen itu merupakan :
- Suatu seni karena keberhasilannya sangat ditentukan oleh banyak faktor, antara lain kemampuan konsultan, penerimaan klien sampai seberapa jauh mereka terbuka dan mau merubah situasi, waktu dan juga biaya.
- Suatu metode, karena siapapun yang melakukan konsultasi ada satu tahapan yang teratur dan sistematis yang harus dilalui. Penguasaan metode yang baik bagi konsultan akan dapat bekerja secara efektif dan efisien.
- Suatu proses, karena kegiatan konsultasi dimulai dengan kegiatan – kegiatan yang harus dilaksanakan oleh konsultan sejak awal secara terencana, sistematis dan berkesinambungan. Proses ini membtuhkan waktu dan memerlukan faktor produksi seperti tenaga, dana, alat dan waktu.

 

2. untuk pengorganisasiannya, coba uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian, sebagaimana yang tercangkup dalam proses pengorganisasian? Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi!. 

5. LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN
        1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang dan sekelompok orang lain.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
4. Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
5. Memantau efektifitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektifitas.

   

Kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan oraganisasi ! 
1. Membiarkan rasa puas diri yang berlebihan (egois) Organisasi membiarkan para staf berada dalam zona nyaman terus menerus.
2. Gagal membentuk tim pengarah reformasi yang kuat. Perubahan didelegasikan terlalu jauh dan tim pengarah reformasi tidak mampu menjalankan peran dengan baik.
3. Menganggap remeh kekuatan suatu visi. Organisasi tidak percaya kekuatan suatu visi, sehingga tidak cukup meluangkan waktu untuk membuat visi yang jelas. Visi hanya dianggap sekedar suatu pernyataan. Sekedar formalitas belaka
4. Visi tidak dikomunikasikan dengan baik. Organisasi telah mencanangkan visi, namun tidak dikomunikasikan dengan baik dengan seluruh elemen yang terkait di dalamnya.
5. Membiarkan rintangan yang menghadang pencapaian visi. Struktur organisasi, uraian jabatan, sistem penilaian prestasi serta mekanisme kenaikan gaji dan reward seringkali menjadi habitat yang buruk untuk hidupnya visi yang baru. 
 6. Gagal mendapatkan kemenangan jangka pendek. Perubahan yang mendasar memerlukan waktu yang panjang. Dalam menjalaninya perlu dibuat sasaran-sasaran antara yang memungkinkan seluruh elemen merasa mencapai suatu keberhasilan dan berhak merayakannya sebagai kemenangan. Tanpa kemenangan jangka pendek, para staf akan frustasi dan gagal mencapai perubahan besar
  7. Terlalu cepat menyatakan kemenangan akhir. Suatu perubahan yang telah dicapai umumnya masih labil. Mudah sekali untuk kembali ke keadaan semula. Jika kemenangan akhir dinyatakan terlalu dini dan hasil perubahan tidak dijaga dengan baik, kembalinya perubahan yang telah terjadi ke kondisi semula sangat mungkin terjadi.
8. Gagal membakukan perubahan ke dalam budaya organisasi. Budaya organisasi diyakini sebagai kumpulan perilaku-perilaku yang ditunjukkan oleh seluruh elemen organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Jika perubahan tidak dapat diabadikan ke dalam perilaku organisasi sehari-hari, maka lambat laun perubahan yang telah dicapai akan memudar

 3. sebagian kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan/struktur organisasi, apa yang dimaksud dengan bagan organisasi/struktur organisasi tersebut? 

1.       BAGAN ORGANISASI. MEMPERJELAS DAN MEMPERTEGAS STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi akan nampak menjadi jelas dan tegas apabila digambar dalam bagan organisasi. Beberapa ahli mengatakan bahwa dengan bagan organisasi akan menunjukkan dengan amat jelas bagaimana informasi mengalir dari stuan organisasi yang satu ke satuan organisasi yang lain, tingkatkan tanggung jawab, dari mana informasi berasal, dan kle mana tempat tujuan terakhir.. 
2.       PEMBATASAN PEMAKAIN BAGAN ORGANISASI Dengan dibuatkan bagan organisasi tidaklah berarti segala macam hubungan, lebih-lebih hubungan informal dapat dilihat, aktivitas berjalan lancar, semua masalah dapat terpecahkan, asas-asas organisasi dapat berjalan dengan sendirinya, tujuan pasti tercapai, itu sama sekali tidak. 
3.       PENGERTIAN BAGAN ORGANISASI Bagan organisasi adalah gambar struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak atau garis-garis yang disusun menurut kedudukannya yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis saluran wewenang. 
4.       JENIS DAN MACAM ORGANISASI Dari berbagai para pendapat dapat disimpulkan ada 18 macam bagan organisasi, yaitu: 1. Bagan mendatar ( 2. Bagan mendatar, memakai garis-garis 3. Bagan mendatar memakai kotak-kotak 4. Bagan piramid 

4. fungsi actuating atau penggerakkan, apa yang dimaksud dengan penggerakan tersebut? Kegiatan apa saja yang terdapat dalam fungsi penggerakan tersebut?

Pengertian Actuating
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
(1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
(2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
(3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
(4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
(5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

5
 5. pengawasan (controling ) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai    dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan!  Jelaskan pula tentang pengawasan yang efektif!

Langkah2 pegawasan:

1.       Dengan memperbaiki kesalahan yang terjadi suatu rencana akan terlaksana dengan baik. 
2.       Kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan dalam suatu organisasi.
3.       mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan kesalahan  yang terjadi dalam suatu organisasi.
4.       menyarankan agar ditekan adanya pemborosan dalam melakukan sebuah rencana.
5.    mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

Pengawasan yaitu suatu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
 merancang sistem informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar ,menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan.

Sumber :

http://utami-laelasari.blogspot.com/2012/12/pengembangan-usaha.html

http://fthund.blogspot.com/2013/05/perencanaan-strategi-pengembangan.html

http://syamsuddincoy.blogspot.com

1. Diyah Octavianti ( 32113618) 
2. Immanuel ( 34113335 ) 
3. Lamhot sanjaya ( 39113881)
4. Denis Maulana 
5. abu yazid bustomy

 Kelas : 1DB04